Aksaray Üniversitesi
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
Güvenli, sürdürülebilir ve izlenebilir elektronik belge yönetimi
Kurumumuzda kurum içi ve kurum dışı yazışmaların elektronik
ortamda yürütülmesi, belgelerin güvenli şekilde oluşturulması,
onaylanması, elektronik olarak imzalanması, gönderilmesi,
kayıt altına alınması, saklanması ve arşivlenmesi amacıyla
2015 yılında Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) temin
edilerek kullanılmaya başlanmıştır.
Kullanılmakta olan EBYS; belge oluşturma, paraf ve onay
süreçleri, elektronik imza, kayıt, dağıtım, gönderim,
arşivleme ve erişim işlemlerini bütünleşik olarak yöneten
kurumsal bir bilgi sistemi niteliğindedir. Sistem, kamu
kurum ve kuruluşları arasındaki elektronik yazışmaların
standart ve güvenli şekilde gerçekleştirilmesini sağlayan
e-Yazışma Projesi 2.0 standardı ile tam uyumludur.
EBYS bünyesinde KamuSM tarafından tanınan elektronik imza
profilleri (P1-P4, LTA/A) desteklenmekte olup, elektronik
imzalı belgelerin doğrulanması, belge bütünlüğünün korunması
ve uzun süreli doğrulanabilirliğinin sağlanmasına yönelik
süreçler desteklenmektedir.
Ayrıca KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ve UETS (Elektronik
Tebligat Sistemi) entegrasyonları sayesinde kurum dışı
elektronik yazışma ve tebligat süreçleri sistem üzerinden
güvenli ve izlenebilir şekilde yürütülebilmektedir.
Sistem üzerinde oluşturulan veya işleme alınan belgeler;
belge içeriğinin yanı sıra tarih, sayı, konu, birim, dosya
planı, dağıtım bilgileri ve ekler ile birlikte yönetilmektedir.
Böylece belgelerin yalnızca içeriklerinin değil, hangi iş
süreci kapsamında, hangi birim tarafından ve hangi işlemler
sonucunda oluşturulduğuna ilişkin bilgilerinin de korunması
sağlanmaktadır.
EBYS'nin kullanılmasındaki amaç; Aksaray Üniversitesi'nde
yürütülen resmî yazışma faaliyetleri kapsamında üretilen
dokümantasyon içerisinden kurumsal faaliyetlerin ve
işlemlerin delili niteliğinde olan belgelerin belirlenmesi
ve bu belgelerin özgünlük, bütünlük ve içerik özellikleri
korunarak sistematik biçimde yönetilmesidir.
Bu yönüyle EBYS; yalnızca elektronik yazışmaların
gerçekleştirilmesini sağlayan bir uygulama olmayıp,
kurumsal bilgi ve belge güvenliğinin sağlanması, kurumsal
hafızanın oluşturulması, iş süreçlerinin izlenebilir ve
denetlenebilir hale getirilmesi ve elektronik belgelerin
uzun süreli erişilebilirliğinin korunması açısından kritik
bir kurumsal bilgi sistemi olarak kullanılmaktadır.
EBYS bilgi ve destek iletişimi
EBYS kullanımı, kurulum işlemleri ve teknik destek
konularında görevli personelimiz ile iletişime geçebilirsiniz.
EBYS Sistem Yöneticisi Kurulum ve kullanım belgelerine kolay erişim
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
EBYS Hakkında
Elektronik İmza ve Güvenlik
Belge ve Süreç Yönetimi
EBYS Kullanım Amacı
Görevli Personel
EBYS SORUMLUSU
Gülfidan KAYMAKCI
☎ Dahili: 3071
✉
EBYS Hızlı Erişim